Decreto Trasparenza: nuovi adempimenti in materia di protezione dei dati

Che cos’è il Decreto Trasparenza?

Il Decreto Trasparenza è il Decreto Legislativo 27 giugno 2022, n. 104 . Si tratta del testo normativo che attua la Direttiva (UE) 2019/1152.

Di cosa si occupa il Decreto Trasparenza?

Disciplina il diritto all’informazione sugli elementi essenziali del rapporto di lavoro e sulle condizioni di lavoro e la relativa tutela. In sostanza vengono disciplinate le informazioni inerenti il rapporto di lavoro che devono essere fornite ai lavoratori. Per il dettaglio delle informazioni da fornire si rimanda all’integrale lettura del testo https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2022/07/29/22G00113/sg

 

A quali tipi di contratti sono applicate le disposizioni del Decreto?Il Decreto trova applicazione in relazione ai seguenti rapporti e contratti di lavoro:

  • contratto di lavoro subordinato, anche agricolo, a tempo indeterminato e determinato, anche a tempo parziale;
  • contratto di lavoro somministrato;
  • contratto di lavoro intermittente;
  • rapporti di collaborazione coordinata e continuativa;
  • contratto di prestazione occasionale;
  • rapporti di lavoro dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni e a quelli degli enti pubblici economici;
  • lavoratori marittimi e ai lavoratori della pesca, fatta salva la disciplina speciale vigente in materia;
  • lavoratori domestici.

Ci sono tipologie contrattuali escluse dall’applicazione del Decreto?
–        rapporti di lavoro autonomo (purché non integranti rapporti di collaborazione coordinata e continuativa),
–        rapporti di lavoro caratterizzati da un tempo di lavoro predeterminato ed effettivo di durata pari o inferiore a una media di tre ore a settimana in quattro settimane consecutive,
–         i rapporti di agenzia e rappresentanza commerciale,
–        i rapporti di collaborazione prestati nell’impresa familiare,
–        i rapporti di lavoro del personale dipendente di amministrazioni pubbliche in servizio all’estero,
–        i rapporti di lavoro del personale in regime di diritto pubblico (magistrati, forze di polizia etc.).Si rimanda all’integrale lettura del testo del Decreto (Art. 1 comma 4) https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2022/07/29/22G00113/sg

Quando deve essere applicato il Decreto Trasparenza?

Le disposizioni di cui al presente decreto si applicano a tutti i rapporti di lavoro già instaurati alla data del 1° agosto 2022.

Per i lavoratori già assunti alla data del 1° agosto 2022 Il datore di lavoro su richiesta scritta del suddetto lavoratore è tenuto a fornire le informazioni indicate nel Decreto entro sessanta giorni.

 

Come devono essere trasmesse le informazioni ai lavoratori?

Il datore di lavoro comunica a ciascun lavoratore in modo chiaro e trasparente le informazioni in formato cartaceo oppure elettronico. Le medesime informazioni sono conservate e rese accessibili al lavoratore ed il datore di lavoro ne conserva la prova della trasmissione o della ricezione per la durata di cinque anni dalla conclusione del rapporto di lavoro.

 

Il Decreto Trasparenza quali obblighi pone a livello di protezione dati?

Il Decreto Trasparenza a sua volta modifica un ulteriore atto normativo rappresentato dal decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 152 nel quale viene ora inserito l’Art. 1 bis.Tale articolo impatta sugli adempimenti in materia di protezione dei dati in quanto stabilisce che il datore di lavoro è tenuto a informare il lavoratore dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del  conferimento  dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonché’ indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori. Resta fermo quanto disposto dall’articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300[1]

 

Si tratta quindi di fornire al lavoratore dettagliate informazioni qualora il datore di lavoro impieghi sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati nei casi sopra descritti (fase preassuntiva, assegnazione dei compiti ma anche sorveglianza, valutazione delle prestazioni).

 

Il datore di lavoro è tenuto a fornire al lavoratore un’ampia gamma di informazioni sia relative al rapporto di lavoro[2] sia elementi aggiuntivi in relazione all’impiego dei sistemi decisionali o di monitoraggio, nello specifico:
–          gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo di tali sistemi;
–          gli scopi e le finalità di tali sistemi;
–          la logica ed il funzionamento di tali sistemi;
–          le categorie di dati e i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare i sistemi inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
–          le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;
–          il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza dei sistemi e le metriche utilizzate per misurare tali parametri;
–          gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.

 

Tali informazioni possono essere richieste sia direttamente dal lavoratore sia per il tramite delle rappresentanze sindacali; il datore di lavoro deve dare risposta scritta entro 30 giorni. Inoltre, il datore di lavoro deve   comunicare almeno 24 ore prima ai lavoratori ogni modifica delle informazioni già fornite, che comportino variazione delle condizioni di lavoro.

 

Cosa deve fare un datore di lavoro che impiega strumenti decisionali o di monitoraggio automatizzati sul tema privacy?

  • Fornire ai lavoratori le informazioni sopra descritte relative all’impiego di detti strumenti;
  • Integrare l’informativa con le istruzioni per il lavoratore in merito alla sicurezza dei dati
  • Aggiornare il Registro dei Trattamenti circa l’impiego di tali strumenti includendo anche le attività di sorveglianza e monitoraggio
  • Effettuare una DPIA (Data Protection Impact Assessment) relativa all’impiego di tali strumenti allo scopo di verificarne la conformità al Regolamento Europeo 2016/679 in materia di protezione dei dati

Ci sono nuovi adempimenti in materia di sicurezza negli ambienti di lavoro stabiliti dal Decreto Trasparenza?

No, rimangono in vigore gli obblighi di informazione e formazione per i lavoratori sanciti dagli Artt. 36 e 37 del D.Lgs. 81/08. Pertanto, il datore di lavoro è tenuto a mettere a disposizione dei lavoratori le informazioni relative ai rischi, alle relative misure e a provvedere agli specifici corsi così come già previsto dalla normativa in materia di salute e sicurezza.

Quali sono le sanzioni previste dal Decreto Trasparenza?

Sono previste sanzioni pecuniarie con differente importo a seconda della tipologia di inadempimento (cft Art. 5).

Riportiamo le sanzioni afferenti al tema della protezione dei dati stabilite all’Art. 5 comma 4 secondo periodo:

Violazione degli ulteriori obblighi informativi nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati Sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 750 euro, ferma restando la configurabilità di eventuali violazioni in materia di protezione dei dati personali ove sussistano i presupposti di cui agli articoli 83 del Regolamento (UE) 2016/679 e 166 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 e successive modificazioni
Se la violazione si riferisce a più di cinque

lavoratori

Sanzione amministrativa da 400 a 1.500 euro.
Se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori,

 

Sanzione amministrativa è da 1.000 a 5.000 euro e non è ammesso il pagamento della sanzione in misura ridotta.
Violazione della comunicazione delle informazioni alle rappresentanze sindacali aziendali ovvero alla rappresentanza sindacale unitaria e, in assenza delle predette rappresentanze, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. Per ciascun mese in cui si verifica la violazione,

la sanzione amministrativa pecuniaria da 400 a 1.500 euro.

 

 

[1] La Legge 20 maggio 1070 n. 300 è lo Statuto dei Lavoratori.

[2] Per il dettaglio si rimanda all’Art. 1 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 152, nella versione modificata dal Decreto Trasparenza.