La gestione della documentazione sulla Sicurezza sul Lavoro: quali documenti in materia di sicurezza devono essere presenti in azienda?

LA GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE SULLA SICUREZZA  SUL LAVORO: Quali documenti in materia di sicurezza devono essere presenti in azienda?

Il primo passaggio che  un’azienda deve compiere quando decide di affrontare in modo serio e organico la questione della sicurezza sul lavoro afferisce all’areaorganizzativa. La diffusione sempre maggiore dei Sistemi di Gestione legati alla sicurezza  (ma anche ad altri ambiti) pone l’attenzione sulla corretta organizzazione di una grande mole di documenti frutto dell’attività di valutazione dei rischi. E’ quindi quanto mai necessario che tutta la documentazione prodotta non venga archiviata in un cassetto (e poi dimenticata…)  ma organizzata secondo u

no schema logico. I benefici della corretta strutturazione di tale sistema consentono un più veloce reperimento della documentazione utile a far fronte sia a richieste da parte di eventuali committenti (es si pensi alle richieste per la partecipazione a bandi di gara) sia a richieste da parte degli Organi Competenti in caso di ispezione.

Qui di seguito riportiamo un modello di organizzazione relativo alla tenuta della documentazione in materia di sicurezza:

Nomine

La normativa sulla sicurezza prevede la presenza di specifiche lettere di nomina per alcune figure. Pertanto è necessario conservare tali lettere di nomina debitamente controfirmate dagli interessati.
Le nomine sono le seguenti:

  • RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione)
  • Addetti Antincendio – Addetti Primo Soccorso
  • Verbale di elezione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza

Documento di Valutazione dei Rischi

È il documento principale che tutte le aziende con almeno 1 lavoratore dovrebbero avere. Le valutazioni in esso contenute devono prendere in esame come recita la normativa “tutti i rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori” e devono pertanto riferirsi a tutte le sedi dove il lavoro viene svolto e a tutte le mansioni. Fanno pertanto parte integrante del documento valutazioni più specifiche quali la valutazione per le gestanti (da effettuarsi indipendentemente dalla presenza di lavoratrici in azienda), valutazione del rischio stress ecc…
Il DVR deve essere firmato dal Datore di Lavoro, dal Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, dal Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (se eletto) e dal Medico Competente (ove presente).

Piano di Emergenza

È il documento che prende in esame le diverse situazioni di emergenza che possono verificarsi in azienda indicando quali modalità operative dovranno essere attuate per far fronte ad eventi quali l’incendio, l’assenza di energia elettrica, il terremoto ecc….
Unitamente a tale documento è opportuno allegare l’elenco degli Addetti Antincendio e Primo Soccorso. La tenuta di tale allegato ne rende più semplice l’eventuale aggiornamento.

Certificazioni

Ne fanno parte tutti i documenti di natura tecnica inerenti impianti e/o attrezzature.

Qui di seguito un elenco (non esaustivo):

  • dichiarazione di conformità dell’impianto elettrico
  • denuncia di messa a terra
  • verbali di verifica periodica dell’impianto elettrico
  • libretto centrale termica
  • dichiarazione di conformità impianto di condizionamento
  • verbali di manutenzione impianti
  • verbali di manutenzione relativi agli estintori

Lettere consegna manuali informativi

Ai sensi dell’Art. 36 del D.Lgs. 81/08 è obbligo del datore di lavoro informare i lavoratori circa i rischi inerenti la propria mansione. L’informazione viene assolta tramite manuali informativi di cui è bene conservare una lettera di consegna controfirmata.

Formazione del Personale

I lavoratori devono partecipare ai percorsi formativi sanciti dal D.Lgs. 81/08 e dagli Accordi Stato Regioni del 21/12/2011 e del 7/07/2016. La documentazione da conservare è la seguente:

  • registri di formazione
  • attestati di formazione generale
  • attestati di formazione specifica (eventualmente suddivisi per mansione)
  • attestati relativi ai corsi di aggiornamento (da effettuarsi ogni 5 anni)
  • attestati di formazione per il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (corso base di 32 ore e corsi annuali di aggiornamento)