RLS a Milano: obblighi, nomina, formazione e comunicazione INAIL (Guida 2026)

Norme citate: D.Lgs. 81/08; DL 159/2025 (conv. L. 198/2025); Accordo Stato-Regioni 17/04/2025.

A cura del team Salute e Sicurezza sul Lavoro di BCO Consulting

In 30 secondi

L’elezione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) è un diritto dei lavoratori in ogni azienda con almeno un lavoratore. Il D.Lgs. 81/08 impone una formazione iniziale di 32 ore e un aggiornamento annuale (4 ore per aziende con 15–50 dipendenti, 8 ore per oltre 50). Dal 2026, il DL 159/2025 disciplina l’obbligo di aggiornamento periodico anche per le imprese con meno di 15 lavoratori, secondo quanto previsto dal CCNL. L’azienda deve effettuare la comunicazione INAIL telematicamente solo in caso di nuova elezione o variazione.

L’evoluzione normativa del biennio 2025-2026 ha reso la gestione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) un pilastro della conformità aziendale. Per le imprese di Milano, l’entrata in vigore del DL 159/2025 ha introdotto requisiti più precisi sulla formazione continua. In un territorio monitorato con attenzione da ATS  e dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro, la corretta gestione documentale dell’RLS previene sanzioni e garantisce la validità dei processi di sicurezza.

Chi è l’RLS e quando è obbligatorio

L’RLS è la figura eletta o designata per rappresentare i lavoratori sugli aspetti di salute e sicurezza. Secondo l’Art. 47 del D.Lgs. 81/08, la sua presenza è prevista in tutte le aziende o unità produttive. È importante ricordare che il datore di lavoro non nomina l’RLS, ma deve sollecitarne l’elezione. Se i lavoratori non procedono all’individuazione di un referente interno, l’azienda dovrà fare riferimento al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza Territoriale (RLST) attraverso gli organismi paritetici di settore.

Elezione e verbale: i requisiti formali

L’elezione dell’RLS avviene tramite votazione effettuata dai lavoratori. Le modalità possono essere stabilite dalla contrattazione collettiva o, in assenza di indicazioni più specifiche, da accordi interni all’azienda.

L’attività di elezione dell’RLS viene verbalizzata in apposito documento che attesta lo svolgimento dell’elezione e il nominativo del lavoratore eletto.

Compiti, diritti e consultazione obbligatoria

Il ruolo dell’RLS non è puramente formale, ma prevede una partecipazione attiva alla gestione prevenzionale. L’Art. 50 del D.Lgs. 81/08 definisce i momenti in cui il datore di lavoro deve obbligatoriamente consultare il rappresentante:

• Valutazione dei rischi: l’RLS deve poter visionare il DVR e formulare osservazioni sulle misure adottate. Inoltre, il DVR viene firmato anche dall’RLS.
• Pianificazione della formazione: il rappresentante deve essere coinvolto nell’organizzazione dei corsi per i lavoratori.
• Partecipazione alla Riunione Periodica da svolgere obbligatoriamente nelle aziende con più di 15 lavoratori, mentre nelle aziende al di sotto dei 15 lavoratori è facoltà dell’RLS chiedere la convocazione di tale riunione.
• Accesso ai luoghi di lavoro allo scopo di verificare l’applicazione della normativa in materia di salute e sicurezza all’interno dell’organizzazione aziendale.

Formazione RLS: i requisiti 2026

La formazione iniziale di 32 ore è il punto di partenza obbligatorio. Senza averla completata, l’azienda non è conforme agli obblighi formativi e l’RLS non è nelle condizioni di svolgere efficacemente le attribuzioni previste.

Quadro sintetico della formazione

Per le imprese sotto i 15 lavoratori, il DL 159/2025 ha chiarito definitivamente l’obbligo di aggiornamento periodico. La durata e la frequenza sono regolate dalla contrattazione collettiva, seguendo il principio di proporzionalità rispetto ai rischi effettivi. Le modalità ammesse dipendono da quanto previsto dall’Accordo Stato-Regioni 2025 e dagli eventuali vincoli del CCNL/ente formatore; in genere possono includere presenza, videoconferenza sincrona e, nei casi consentiti, e-learning.

Comunicazione INAIL: procedura e scadenze

L’Art. 18 del D.Lgs. 81/08 impone di comunicare il nominativo dell’RLS all’INAIL. Ecco i punti fondamentali:

• Solo in caso di variazioni: la comunicazione va inviata telematicamente entro il 31 marzo dell’anno successivo alla nuova nomina o al cambio di nominativo. Se il nominativo resta invariato, non è necessario reinviarla ogni anno.
• Procedura online: Si accede tramite il portale INAIL con credenziali SPID o CIE. L’adempimento può essere gestito direttamente dall’azienda o tramite consulenti abilitati.

Sanzioni e rischi per il datore di lavoro

Il mancato adempimento degli obblighi relativi all’RLS non è solo un rischio economico. Le ammende e l’arresto previsti dal D.Lgs. 81/08 (in particolare per l’Art. 37 sulla formazione) possono avere ripercussioni sulla patente a crediti dal 2026. L’assenza di una corretta consultazione o della formazione obbligatoria può essere interpretata come una grave carenza organizzativa in caso di ispezione.

RLS a Milano: cosa tenere pronto

Nel contesto di Milano, i controlli si focalizzano spesso sulla tracciabilità della collaborazione tra azienda e RLS.

Checklist dei documenti essenziali:

1. Verbale di elezione originale e aggiornato.
2. Attestato 32 ore e relativi aggiornamenti annuali (4/8 ore).
3. Ricevuta telematica INAIL che attesta il nominativo in carica.
4. Verbale Riunione Periodica (per realtà sopra i 15 dipendenti).

Perché BCO Consulting (Milano)

BCO Consulting supporta le imprese di Milano e provincia nella gestione completa della figura dell’RLS. Grazie alla nostra esperienza sul territorio, offriamo corsi RLS e aggiornamenti conformi al DL 159/2025 e al nuovo Accordo Stato-Regioni 2025. Affianchiamo il datore di lavoro nella predisposizione della modulistica e nelle comunicazioni INAIL, garantendo che ogni passaggio sia documentato correttamente per affrontare con serenità eventuali sopralluoghi degli organi di vigilanza.

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FAQ – Domande Frequenti RLS

L’RLS è obbligatorio anche con un solo dipendente?

Sì. In ogni azienda con almeno un lavoratore va garantita la rappresentanza: i lavoratori hanno il diritto di eleggere un RLS interno oppure, in mancanza di candidati, l’azienda deve avvalersi di un RLST (rappresentante dei lavoratori per la sicurezza territoriale).

Chi nomina l’RLS?

L’RLS non viene nominato dal datore di lavoro, ma viene eletto o designato direttamente dai lavoratori tra i propri colleghi. L’azienda ha l’obbligo di favorire il processo e mettere a disposizione il tempo necessario.

Aggiornamento RLS: ogni quanto va fatto?

Di regola l’aggiornamento ha cadenza annuale: 4 ore per aziende tra 15 e 50 dipendenti e 8 ore per quelle con oltre 50. Per le aziende con meno di 15 lavoratori, l’obbligo di aggiornamento periodico segue quanto previsto dal CCNL di riferimento.

Corso RLS: quante ore sono?

La formazione iniziale obbligatoria per legge è di almeno 32 ore. Il programma deve coprire sia gli aspetti giuridici che i rischi specifici legati al settore merceologico dell’azienda.

Comunicazione RLS INAIL: quando va fatta?

La comunicazione è obbligatoria solo in occasione della prima elezione o se interviene un cambio nel nominativo. Se l’RLS viene confermato per un nuovo mandato e non cambiano i suoi dati, non occorre reinviare la pratica.

Comunicazione INAIL: entro quando?

In caso di nuove nomine o variazioni avvenute durante l’anno, il termine ultimo per la comunicazione telematica è fissato al 31 marzo dell’anno successivo.

Cosa succede se non c’è un RLS interno?

Qualora nessun lavoratore si candidi per il ruolo, l’azienda deve rivolgersi all’organismo paritetico competente per l’assegnazione di un RLST (territoriale), versando il contributo previsto dagli accordi collettivi.

L’RLS deve firmare il DVR?

L’RLS firma il Documento di Valutazione dei Rischi.

Fonti e riferimenti

• Lgs. 81/2008 (Testo Unico Sicurezza) – testo vigente: https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2008-04-09;81
• Legge 29 dicembre 2025, n. 198 (conversione DL 159/2025) – testo vigente: https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:2025-12-29;198
• Accordo Stato-Regioni 17/04/2025 (Rep. 59/CSR): https://www.statoregioni.it/it/conferenza-stato-regioni/sedute-2025/seduta-del-17-aprile-2025/atti-17-aprile-2025/repertorio-atto-n-59csr/