Impianti di videosorveglianza: tra privacy e diritto del lavoro

L’importanza di una corretta gestione della videosorveglianza

Un’azienda di abbigliamento è stata sanzionata dal Garante Privacy per la gestione impropria degli impianti di videosorveglianza all’interno dei suoi punti vendita.
I dettagli della sanzione sono riportati nella newsletter pubblicata dal Garante Privacy, disponibile qui

Indubbiamente, la videosorveglianza rappresenta uno strumento di protezione sempre più utilizzato dai locali commerciali. Tuttavia, è importante considerare diversi aspetti prima di adottare tale strumento, tra cui la privacy e il diritto del lavoro. Gli adempimenti che descriveremo devono essere attuati preventivamente e non a posteriori. 

Esistono diverse normative che devono essere conosciute, il Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR), il Provvedimento del Garante dell’8 aprile 2010, le Linee Guida dell’EDBP 3/2019 (European Data Protection Board) e lo Statuto dei Lavoratori.

Riportiamo qui di seguito i vari adempimenti che un’azienda deve porre in essere per una corretta implementazione dell’impianto di videosorveglianza.

Aspetti relativi alla Privacy

• Effettuare una valutazione di necessità e proporzionalità dell’installazione dell’impianto rispetto agli obiettivi che si intendono raggiungere.
• Informare gli interessati con la specifica cartellonistica e con un’informativa completa.
• Nominare il personale interno preposto all’utilizzo dell’impianto e formalo sul tema.
• Responsabilizzare eventuali fornitori terzi coinvolti nella gestione dell’impianto.
• Settare i tempi di conservazione secondo le disposizioni di legge.
• Dettagliare la presenza dell’impianto di videosorveglianza all’interno del Registro dei Trattamenti.
• Predisporre una procedura adeguata che dettagli le modalità di accesso alle immagini.

A seconda della tipologia di impianto ma soprattutto della sua complessità possono essere necessari ulteriori adempimenti, come ad esempio la Data Protection Impact Assessment (DPIA o Valutazione di Impatto). Sarà compito dell’azienda, insieme alle funzioni preposte (Data Protection Officer, se presente, e le Funzioni di Compliance e Legali) valutarne la necessità.

Aspetti relativi al Diritto del Lavoro

I sistemi di videosorveglianza possono configurarsi quali strumenti che indirettamente consentono un controllo a distanza del lavoratore. Pertanto, il loro utilizzo deve avvenire nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori.

L’installazione dell’impianto deve essere preceduta dalla sottoscrizione dell’Accordo con le Rappresentanze Sindacali. In caso di mancanza di tali rappresentanze o nel caso in cui non sia stato possibile raggiungere un Accordo sarà necessario presentare una istanza di autorizzazione all’Ispettorato del Lavoro competente per territorio.

È possibile compilare la richiesta utilizzando i moduli specifici forniti dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro, accessibili qui

Nel modulo sarà necessario specificare le motivazioni che hanno portato l’azienda a voler installare un sistema di videosorveglianza, scegliendo una delle tre opzioni proposte:

• Esigenze organizzative e produttive.
• Sicurezza sul lavoro.
• Tutela del patrimonio aziendale.

All’istanza dovrà essere allegata una specifica relazione che includa i seguenti contenuti:

• Specificazione delle esigenze organizzative e produttive, sicurezza sul lavoro o di tutela del patrimonio aziendale che sono alla base della richiesta.
• Descrizione del funzionamento del sistema di videosorveglianza, in particolare:
  – Eventuale possibilità di visione in tempo reale, sia in loco che da remoto.
  – Fascia oraria di attivazione dell’impianto.
  – Modalità di funzionamento del dispositivo di registrazione.
  – Modalità e tempi di conservazione dei dati e loro gestione.
  – Modalità e motivazioni di accesso ai dati.
  – Ogni ulteriore informazione ritenuta necessaria.

Per richiedere una consulenza specifica sul tema della videosorveglianza: privacy@bcoconsulting.it
Per maggiori informazioni vai alla nostra pagina Privacy